Les bureaux s’installent à domicile, les visio-conférences remplacent les réunions physiques, les français apprennent à télétravailler … comment les espaces de coworking, et Now, s’organisent-ils face à tous ces bouleversements ? Deux mots clés : l’adaptation et la continuité de service ! 

Depuis le début de la crise du Covid-19, Now s’est adapté et a mis en place certaines actions : 

• la création de web-conférences en ligne pour maintenir les événements habituellement de 1 par jour dans chacun des espaces avec un replay disponible sur https://now-tv.fr,
• le partage d’informations autour des aides allouées aux entreprises via le forum de publications en interne, 
• l’ouverture des espaces : tous les coworkers ayant un bureau ou un accès nomade chez Now ont pu continuer à accéder à leur bureau pendant le temps du confinement, 
• la proposition d’étalement des loyers pour les entreprises ayant des bureaux privatifs

Des actions qui permettent à Now d’accompagner les entreprises qui ont choisi d’installer leurs bureaux dans ses locaux, et d’assurer, même de loin, sa continuité de services. 

L’étalement des loyers pour les entreprises 

“Dans une communauté, on s’entraide, on partage … pas seulement les bons moments, mais aussi les moments un peu plus difficiles”, le ton est lancé par Pascal Givon et Edouard Laubies, les co-fondateurs de Now coworking. Pas question de laisser la communauté seule face à la crise, l’heure est au négociation de loyer et à la recherche de solutions pour pouvoir réduire les coûts des bureaux des sociétés domiciliées chez Now coworking. 

Deux solutions possibles : étaler leur loyer de bureau sur la durée de leur choix, 6, 9 ou 12 mois et bénéficier d’un tarif remisé sur les mois confinés. Des choix reposant sur l’entraide pour les co-fondateurs de Now : “Nous avons tous un rôle à jouer pour nous entraider. Nous avons négocié des étalements de dettes auprès de nos bailleurs concernant les loyers. Cela représente environ 46% du coût de la prestation Now coworking. Malgré le fait que nous ne pouvons pas repousser les autres frais à payer, nous avons fait le choix d’accompagner nos coworkers qui en avaient le plus besoin sur 100% de la prestation. Nous avons pu le faire grâce au fait qu’un nombre suffisant de coworkers ont continué de payer leur prestation remisée.”

L’étalement des loyers, des prix remisés, la possibilité de rendre son bureau le temps du confinement … tant de solutions qui représentent de réelles opportunités business pour les entreprises et ce pour plusieurs raisons : 

– les aider à gérer leur trésorerie : “Nous avons décidé avec mon associé de rendre notre bureau pendant le temps du confinement avec pour objectif d’en reprendre un à la reprise, toujours chez Now. Cela nous permet de moins nous inquiéter niveau tréso. C’est une solution ultra flexible, et puisque nous avons la possibilité de rendre notre bureau, autant le faire dans les coups durs. Nous ne consommons pas alors nous ne payons pas durant ce temps-là ! Pratique et en accord avec la société actuelle.” nous répond Hugo,
– leur permettre de ne pas perdre leur bureau qui est leur outil de travail : “Cela nous aide à passer plus sereinement cette crise du COVID 2019 en étalant les loyers” comme le souligne David Thibault d’Adways, société qui a ses bureaux chez Now Lyon depuis un an. 

Car pour Now être là pour ses coworkers dans les moments difficiles est aussi important qu’être présent lors des événements festifs, lors des belles histoires etc. C’est aussi cela la communauté : partager le bon comme le moins bon, trouver des solutions ensemble, réfléchir à l’avenir et avancer vers celui-ci : “C’est appréciable de voir que l’on peut compter sur la communauté de coworkers pour échanger en ces temps un peu difficiles et c’est surtout très appréciable de savoir sur notre espace de coworking agit pour nous aider à passer ce cap” commente Julien, un coworker présent depuis le début chez Now. 

Une aide d’autant plus appréciable que l’espace Now coworking n’a jamais fermé ses portes. 

L’accès continu aux bureaux

En effet, Now a laissé, pendant la durée du confinement, les bureaux ouverts comme nous l’explique Pascal Givon, co-fondateur de Now : “Nous n’avons pas été fermés par décret. Il a été demandé à tous les employeurs de limiter les déplacements au “strict nécéssaire” et de mettre en place une organisation du travail permettant la protection de chacun. Le télétravail devait donc devenir la règle chaque fois que possible. Dans le tertiaire, ceci est souvent le cas. Mais nous devions rester ouverts car certains coworkers avaient besoin d’une connexion internet qu’ils n’avaient pas chez eux, certains avaient besoin d’un débit dont ils ne disposaient pas, certains avaient besoin d’imprimer des documents ou d’imprimer dans des formats dont ils ne disposaient pas. Enfin certains n’avaient pas la possibilité matérielle (manque d’espace, manque de matériel, besoin d’accéder à des archives papier,…) de télétravailler. Il n’était pas question durant cette période d’abandonner ceux qui avaient encore plus besoin de nous. Nous avons donc maintenu l’intégralité des services et cette maintenance était également importante car elle va permettre à tous les coworkers de revenir dès le 11 mai pour travailler plus confortablement, car à la maison, c’est tout de même un peu compliqué.”  

Les coworkers ayant des accès nomades, un bureau partagé ou un bureau privatif ont donc pu continuer d’accéder à leurs espaces, 24h/24, 7/7. 

Une continuité de service appréciée par certains coworkers qui ont pu bénéficier des services de Now comme cités plus haut : imprimantes, connexion fibrée, tranquillité d’un lieu de travail, mobilier professionnel etc. Des services que tout le monde ne retrouve pas forcément à la maison comme nous le dit Christopher : “C’est une véritable gageure de travailler de chez moi. J’ai une connexion internet qui ne marche qu’une fois sur deux. Nous vivons dans un appartement pas très grand avec ma femme et mes enfants … alors dès que je suis en visio, que je passe un appel commercial ou autre c’est tout de suite très compliqué. Et avouons-le je ne sais absolument pas me concentrer en “home office”. Pouvoir continuer à accéder à mon espace de coworking pendant cette période de confinement a clairement sauvé mon business (et ma santé mentale ;-)).” 

Now donne tout son sens au mot “service” et à son concept de “communauté”. La société évolue et il est nécessaire de s’y adapter, de s’adapter aux situations mais également aux besoins de chacun, aux besoins des clients. 

Des crises comme celles du Covid-19 posent la question des systèmes actuels comme l’immobilier commercial et les bails longue durée. La flexibilité qu’offre les espaces de coworking comme Now va peut-être révolutionner un marché qui se posait déjà beaucoup de questions avant confinement 🙂 À suivre …