Comment la flexibilité du coworking me permet de pérenniser l’activité de mon entreprise ?
La crise du Covid-19 a frappé de plein fouet le Monde et la France : crise sanitaire, crise sociale mais aussi crise économique. Crise économique qui touche actuellement toutes les entreprises sans distinction : de l’entrepreneur indépendant (freelance, auto-entrepreneur) à la PME de 10 à 40 personnes, de la petite SARL à la grande entreprise du CAC 40 (Air France, la SNCF).
Une période non évidente à gérer pour les entreprises : comment gérer la baisse de son activité ? Comment mobiliser toutes les ressources financières ? Où faire des économies ?
Et pourquoi pas sur ses bureaux ? En effet, chez Now, nous avons fait le choix de proposer à nos clients une offre sans engagement, sans bail, sans caution comme le souligne Pascal Givon lors d’une interview récente donnée à Bureaux Locaux : “Il n’y a pas de possibilité d’engagement chez Now. Pas de frais de dossier, pas de dépôt de garanties, pas de préavis pour partir. Seul le mois entamé est dû. Le 31 du mois, le coworker peut très bien cliquer sur un bouton pour rendre son bureau”. Un paiement donc de son bureau au mois le mois qui offre aux entreprises une grande flexibilité et une grande liberté : quand l’activité de l’entreprise croît, la taille de son bureau peut croître, quand au contraire, en temps de crise (comme celle du Covid-19), l’activité économique de l’entreprise baisse, la location de son bureau peut ne plus devenir une charge : réduction du nombre de bureaux ou bureaux définitivement rendus le temps de retrouver un peu de trésorerie. Comme le précise Pascal Givon : “La grande flexibilité offerte par le coworking (abonnements au mois le mois, déplacement dans l’ensemble de nos espaces avec un seul abonnement et un seul badge, ouverture 24/24, 7/7) répond aux préoccupations des entreprises (du freelance à l’entreprise du CAC 40) qui cherchent à réduire leurs charges fixes au strict nécessaire et à bénéficier d’ un cadre de travail tout équipé à la demande.”
C’est donc l’espace de travail qui s’adapte à l’entreprise et non l’inverse, ce qui change totalement la donne quant à la vision et l’occupation du bureau.
L’avantage n°1 du coworking : la flexibilité
L’un des fondamentaux de Now coworking repose sur la flexibilité, c’est-à-dire le non engagement. Qu’est-ce que cela signifie ? Que les entreprises qui louent des bureaux dans nos locaux, à Lyon, Lille, Rouen ou Marseille, ne sont pas soumis à la règle du bail 3-6-9. Les entreprises n’ont pas d’engagement envers Now coworking. Elles louent un, deux, trois, quatre bureaux ou plus au mois le mois. Et elles ne paient que le mois pendant lequel elles ont occupé le ou les bureaux. Une souplesse qui permet à une entreprise d’installer ses bureaux sans s’engager, sans frais de dossier, sans caution, sans dépôt de garantie et sans préavis pour libérer les espaces.
Un avantage réel pour les entreprises. Le bureau n’est plus une charge fixe, il s’adapte à l’activité économique de la société et à son besoin à l’instant T. Cela concède un fort avantage financier : “Les dirigeants remarquent qu’intégrer des espaces comme Now coworking à leur stratégie immobilière leur apporte un avantage certain en terme de réduction de leur coût d’occupation, cela leur permet de s’adapter aux fluctuations, en temps quasi réel”, explique Pascal Givon, co-fondateur de Now coworking.
Sur cet aspect, la solution du coworking s’avère être la solution idéale : un véritable outil d’économie et de flexibilité s’adaptant en réel aux fluctuations du marché économique.
La flexibilité amène la simplicité
Louer un bureau n’a jamais été aussi simple : vous visitez nos espaces de coworking dans la ville de votre choix, vous choisissez votre bureau, vous acceptez nos CGV, vous payez le 1er mois et vous installez vos affaires au 1er du mois. Pas de contrats, pas de bail, pas de caution, tout est fait pour faciliter la vie des entreprises !
Et de toutes les entreprises, pas de distinction entre une société de 1 personne ou une de plus de 50 personnes.
Et puisque ce sont nos coworkers qui en parlent le mieux, nous leur avons posé quelques questions.
Témoignage de coworkers
Pour vous en parler plus en détails et vous faire comprendre à quel point la flexibilité et le “sans engagement” sont des points essentiels, Now a rencontré des coworkers qui ont choisi de se séparer de leur bureau, définitivement ou pour un temps limité, ou qui ont réduit la voilure (rendu un bureau sur trois ou quatre par exemple). Le “choix du roi” car cela permet à ces entreprises ayant des bureaux de ne pas considérer leur bureau comme une charge fixe. L’entreprise peut alors se réinventer, prendre du temps pour prospecter et renflouer son portefeuille avant de repenser à la location de bureau.
Interview de Geoffrey Fosseux des Enchanteurs
Bonjour Geoffrey, pouvez-vous nous présenter votre entreprise ? Quel est votre domaine d’activité ? Combien de salariés avez-vous ?
“Nous sommes un groupe de 2 agences spécialisées dans le conseil en communication :
> Les Enchanteurs : conseil en marketing et communication (https://www.lesenchanteurs.fr/)
> led. : conseil en création et stratégie digitale (http://weareled.fr/)
Créé en 1995, nous fêtons cette année nos 25 ans. Notre activité repose en grande partie sur l’accompagnement des marques (entreprises / territoires / organisations) dans leurs transitions (humaines, sociales, sociétales, économiques, environnementales..) Nous avons notamment développé depuis 10 ans un savoir-faire reconnu en matière d’accompagnement sur les thématiques de communication et marketing en lien avec le développement durable. En particulier car le sujet nous inspire et fait écho aux engagements RSE fort que nous portons au quotidien en interne et vis-à-vis de notre éco-système (partenaires, fournisseurs) mais aussi vis-vis de nos clients. Nous sommes 20 salariés.”
Depuis combien de temps avez-vous vos bureaux chez Now coworking ? Combien de bureaux avez-vous ?
“Nous avons 3 bureaux (4 le mois dernier et 3 à présent vu le contexte). J’ai pris la décision avec les équipes de nous installer chez Now en juillet 2019. J’étais alors en pleine finalisation de la reprise de l’agence (j’y ai fais mes armes comme salariés pendant 7 ans après mes études, avant de prendre la direction, puis la reprendre en septembre 2019).
En effet, le contexte de la reprise de l’entreprise nécessitait une agilité forte. Le rythme de la croissance restait à définir (forte, très forte, très très forte) et nous n’avions pas envie de nous retrouver avec un bail 3 / 6 / 9 et potentiellement à l’étroit au bout de quelques mois. D’autre part, j’ai rapidement fait le constat lorsque j’ai repris la Direction en 2018 que la gestion quotidienne de « l’intendance » des locaux (gestion des petits problèmes du quotidien) pouvait très vite devenir chronophage. Or, dans un secteur extrêmement concurrentiel et lorsqu’on fait du conseil : notre rentabilité est intimement liée à notre capacité à mobiliser notre temps (de cerveau) au service de nos clients.
La perspective d’un service clé en main s’est révélé particulièrement intéressant : un forfait mensuel tout compris pour une meilleure gestion de la trésorerie et des charges fixes. Si vous ajoutez à cela le cadre de travail et la localisation (nous voulions absolument rester en coeur de ville pour que chacun.e des membres de l’équipes puisse utiliser des modes de transport doux (100% de nos collaborateurs viennent en transport en commun depuis que nous sommes chez Now contre 80% avant et nous sommes particulièrement attaché à l’impact de notre activité et notamment des déplacements domicile > travail mais aussi agence > client).”
Est-ce que le concept de Now coworking reposant sur l’absence d’engagement a appuyé votre choix de bureaux ?
“Oui sans doute, dans la mesure où cela donne de la flexibilité afin que la question des locaux ne soient pas un frein à notre développement. S’ajoute à cela l’absence de dépôt de garantie et de frais annexes, cela libère de la tréso pour investir et soutenir la croissance, le recrutement ou encore la formation. Et puis, les modes de travail évoluent et le bureau n’a plus le même sens qu’il pouvait avoir il y a 10 ans. Nos équipes sont de plus en plus souvent chez nos clients (l’imprégnation fait partie de notre ADN) et nous privilégions le télétravail pour permettre à chacun d’adapter son rythme en fonction de ses besoins et ainsi assurer un meilleur équilibre (vie perso / vie pro). J’ai besoin que mes équipes fassent preuve de créativité et d’innovation pour nous renouveler chaque jour: et pour cela, il faut qu’elles soient bien dans leurs baskets.”
Dans quelle mesure cela vous a-t-il été utile ? Notamment avec la crise actuelle liée au Covid-19 ?
“Dans le contexte de la crise actuelle, cela permet notamment d’adapter et de réduire la voilure lorsque la tempête se lève. Nous avions pris un bureau supplémentaire en février car l’équipe se renforce et nous manquions de place. Ainsi, lors de l’annonce du confinement, nous avons anticipé et rendu ce bureau supplémentaire le temps de la crise. La flexibilité à néanmoins ses limites : nous ne pouvons clairement pas du jour au lendemain mettre l’agence entre parenthèse et ne plus avoir du tout de bureau (bien que nous expérimentons depuis presque 3 semaines l’agence sans bureau et que ça fonctionne super bien. Mais au moins, cela permet d’alléger un peu les charges fixes (limiter celles-ci en cette période, c’est faciliter le rebond une fois le gros de la crise passée).”
Le fait que votre bureau soit une charge variable, qu’est-ce que cela change-t-il dans votre business ?
“Cela apporte plus de flexibilité surtout en période de croissance car cela permet de voir plus grand et sans devoir déménager. À l’inverse, passer un certain effectif, le coût par salariés devient trop important et alors il faudra imaginer autre chose. Lorsque nous avions fait nos simulations au moment de nous installer chez NOW, nous avions estimé que mis bout à bout : le surcoûts est à peine de 15% par rapport à nos anciens locaux (et nous avions clairement bien moins de services annexes notamment dédiés au bien-être de l’équipe).”
Pensez-vous qu’à ce jour il est indispensable pour les entreprises de pouvoir avoir recours aux espaces de coworking tels que Now qui proposent ces solutions ?
“Je pense que la question devrait être posée à l’envers pour prendre la mesure du paradoxe. Comment peut-on encore imaginer en 2020 à l’heure où l’agilité est indispensable pour les entreprises, d’avoir des baux commerciaux dont les conditions n’ont pas évoluées depuis des décennies… Donc oui, le coworking est nécessaire car il permet de dimensionner l’espace et les coûts du poste « immobilier » en fonction de la situation de l’entreprise. L’immobilier traditionnel restera une valeur sure notamment dans une logique patrimoniale pour l’entreprise et/ou le chef d’entreprise.
Nous sommes à une étapes charnière de la vie de la boite et dans une logique de conquête. Nous avons su avec les équipes créer un dynamique de (néo)startup combinée à 25 ans d’activité. Alors, là où certains cherchent à consolider leur position et à assurer leurs arrières, nous voulons et nous créons le mouvement : nous déplaçons les lignes. Il nous fallait donc un lieu à notre image, et qui nous stimule à travers un écosystème et des rencontres. Et il nous le fallait, NOW :-)”
Force est de constater que le coworking marque des points essentiels dans la stratégie immobilière des entreprises et qu’il en marquera encore plus avec le développement du télétravail.